Um eine neue Reservierung anzulegen, ist in der Maske Buchung der Textknopf Neu zu betätigen. Darauf öffnet sich eine weitere Maske Buchung bearbeiten mit leeren Eingabefeldern.
In der Maske Buchung bearbeiten muss mindestens ein Gast oder eine Firma, eine Belegung (Eintrag in Tabelle Zimmer) und der Status (gebucht oder reserviert) ausgewählt oder erfasst sein. Ansonsten kann die neue Reservierung nicht über den Textknopf Übernehmen gespeichert werden.Über den kleinen Textknopf mit den Gast-Symbol
wird eine Maske zur Auswahl des Gastes oder der Firma geöffnet. Existieren Gast oder Firma nicht in der Auswahl, können sie neu erfasst werden. Ob sich die Gastauswahl oder die Firmenauswahl öffnet, entscheidet die Einstellung des Optionsfeldes am linken Maskenrand.Eine neue Belegung, d.h., ein Zimmer für einen bestimmten Zeitraum, wird über den Textknopf Hinzufügen über eine neue Maske erfasst. Unter bestimmten Voraussetzungen wird dann auch das Eingabefeld für den Gesamtpreis automatisch abgefüllt. Der Betrag kann aber beliebig editiert werden.
Über die Listenauswahl Status (unten, links) muss der Status auf die Einstellung reserviert gesetzt werden. Der kleine, schwarze Pfeil, der nach unten zeigt, muss mit der linken Maustaste angeklickt werden. Anschliessend die Zeile reserviert anklicken.
Bei der Einstellung des Status reserviert öffnet sich eine kleine Maske mit einem Reservierungsdatum. Die Reservierung ist bis zu diesem Datum gültig. Das Datum wird automatisch berechnet, aus dem aktuellen Tagesdatum und der Reservierungsdauer, die in der INI-Datei (zimmerpro.ini) im Parameter Reservierungstage hinterlegt ist. Das berechnete Reservierungsdatum kann aber beliebig editiert werden. Nach dem Schliessen der kleinen Maske über den Textknopf OK wird das Reservierungsdatum in der Maske Buchung bearbeiten rechts vom Status angezeigt.Die kleine Maske kann für zukünftige Reservierungen unterdrückt werden, indem das Markierfeld diese Meldung zukünftig nicht mehr anzeigen angeklickt wird. Die Reservierungsdauer wird danach trotzdem berechnet.
Die Firmenauswahl unterscheidet sich von der Gastauswahl nur in den beiden Spalten Name und Vorname, die bei der Firmenauswahl Firmenname und Ansprechpartner heissen.In die Eingabefelder über den Tabellenspalten können Suchbegriffe eingegeben werden. Während der Eingabe eines Suchbegriffs wird die Auswahl automatisch nach der entsprechenden Spalte sortiert und der erste Eintrag in der Tabelle, der dem Suchbegriff entspricht, farblich hinterlegt. Wenn der gewünschte Gast oder die gewünschte Firma durch eine Farbhinterlegung markiert ist, kann dieser für die Reservierung übernommen werden. Dazu stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Durch Drücken der ENTER-Taste, durch Doppelklick mit der linken Maustaste auf die markierte Tabellenzeile oder durch Anklicken des Textknopfes Übernehmen wird die Gastauswahl bzw. Firmenauswahl geschlossen und Gast bzw. Firma in der Maske Buchung bearbeiten eingetragen. Ist der Gast oder die Firma nicht in der Auswahl zu finden, muss er (sie) über den Textknopf Neu neu erfasst werden.
Durch Betätigen des Textknopfes Hinzufügen in der Maske Buchung bearbeiten wird die Maske Belegung bearbeiten angezeigt. Über diese Maske wird der Reservierung eine (oder mehrere) Belegung(en) zugeordnet. Sobald der Reservierungszeitraum (von-Datum, bis-Datum) als Termin eingetragen ist, kann über den Textknopf Zimmer suchen die automatische Suche nach freien Zimmern für diesen Zeitraum ausgelöst werden. Werden eines oder mehrere freie Zimmer gefunden, wird die Listenauswahl Zimmer aktiviert. Nachdem in der Auswahl eines der Zimmer ausgewählt und im entsprechenden Eingabefeld die Anzahl Personen eingegeben wurde, kann die Belegung über den Textknopf Übernehmen gespeichert werden. die Maske Belegung bearbeiten schliesst sich wieder und die Reservierung kann ebenfalls über einen Textknopf Übernehmen in der Maske Buchung bearbeiten abgeschlossen werden.
Textknopf Buchung
Die Maske Zimmerbelegung zeigt in verschiedenen Farben, die von der zugehörigen Kategorie der einzelnen Zimmer abhängt, die Belegung der Zimmer für einen Zeitraum von 4 Wochen an. Buchungen und Reservierungen unterscheiden sich in dieser grafischen Darstellung nicht. Wenn aber eine Belegung (Farbbalken) mit der linken Maustaste angeklickt wird, wird in einem gelben Infofenster (Farbe änderbar) der Text Reserviert angezeigt, falls es sich um eine Reservierung handelt.
Die Maske Zimmerbelegung zeigt in verschiedenen Farben, die von der zugehörigen Kategorie der einzelnen Zimmer abhängt, die Belegung der Zimmer für einen Zeitraum von 4 Wochen an. Da diese Maske den besten Überblick über die momentane Belegungssituation bietet, wird sie wohl die meiste Zeit am Bildschirm angezeigt werden. Über den Textknopf Frei am unteren Maskenrand werden freie Zimmer ermittelt und in einer weiteren Maske in tabellarischer Form angezeigt.
In der Maske Freie Zimmer suchen werden alle freien Zimmer angezeigt, die ZimmerPro ab dem aktuellen Datum innerhalb der nächsten 30 Tage gefunden hat. Die Zeitspanne von 30 Tagen ist als Vorgabewert in der INI-Datei abgelegt und kann beliebig verändert werden. In die Termin-Eingabefelder sind Anfangs- und das Endedatum des gewünschten Buchungszeitraums einzutragen. Automatisch werden in der Tabelle die Zimmer angezeigt, die im Buchungszeitraum frei sind.
In der Maske Buchung muss lediglich noch der Gast oder die Firma über den kleinen Textknopf mit dem Gast-Symbol aus einer Auswahl übernommen werden. Falls der Gast oder die Firma in der Auswahl nicht existiert, kann er (sie) dort über den Textknopf Neu erfasst werden. Über den Textknopf Übernehmen kann die Reservierung sofort gespeichert werden und anschliessend grafisch in der Maske Zimmerbelegung angezeigt. 