In der Auswahlmaske Buchungen werden alle Buchungen aufgeführt, die den Status gebucht haben, also noch nicht in Rechnung gestellt sind. Durch Eingabe eines beliebigen Suchbegriffs in die Eingabefelder über der Tabelle kann die gewünschte Buchung schnell gefunden werden. Beim Eingeben jedes Zeichens markiert ZimmerPro den ersten Tabelleneintrag, für den der Suchbegriff gilt. Gleichzeitig wird die Tabelle nach der Spalte sortiert, über der der Suchbegriff eingegeben wird. Bei Betätigung des Kalender-Symbols in der rechten, oberen Ecke öffnet sich eine Kalender, aus dem eine beliebiges Datum als Suchbegriff für den Zeitraum übernommen werden kann.
Die Maske zur Erstellung einer Rechnung wird geöffnet, wenn der Textknopf Rechnung betätigt, die ENTER-Taste gedrückt oder die markierte Buchung mit der linken Maustaste doppelt angeklickt wird. Bei Betätigung des Textknopfes oder der ENTER-Taste ist darauf zu achten, dass die Markierung die richtige Buchung kennzeichnet.
Eine Rechnung für erbrachte Leistungen ohne Buchung eines Zimmers können über den Textknopf Leerrechnung erstellt werden. Wenn Name und Wohnort des Gastes oder der Firma für die Leerrechnung nicht in der Auswahl aufgeführt sind, kann dies später noch erfasst werden.

Aus den Daten der Buchung wird automatisch eine Rechnung erstellt. Im Bearbeitungsfeld für die Anschrift wird die Adresse des Gastes oder der Firma angezeigt. Diese Daten können beliebig editiert werden.
Als Kopftext und Fusstext werden in den entsprechenden Bearbeitungsfeldern Standardtexte aus dem Stamm angezeigt. Im Stamm können beliebige Textbausteine hinterlegt und als Standard markiert werden. Im Bearbeitungsfeld für Kopf- und Fusstext kann beliebig editiert werden. Durch Doppelklick auf das Bearbeitungsfeld öffnet sich eine Auswahl von Textbausteinen, aus denen ein beliebiger Text übernommen werden kann.
In der Tabelle sind die Belegungen (Zimmer pro Buchungszeitraum) der Buchung aufgeführt. Auch hier kann beliebig geändert werden.
Zusätzliche Leistungen können in der Tabelle ergänzt werden. Dazu ist der Textknopf Zusatzleistung zu betätigen. Dadurch öffnet sich eine Auswahl von möglichen Zusatzleistungen. Die Auswahl an Zusatzleistungen kann im Stamm bearbeitet werden.
Die Rechnung kann mit einem Zuschlag oder Rabatt versehen werden. Die Angaben sind optional in Prozent oder als Betrag möglich.

Nach Betätigung des Textknopfes Ausgabe erscheint eine kleine Maske zur Auswahl des Ausgabemediums (Email, Drucker, Vorschau).Wurde für den Empfänger keine Email-Adresse erfasst, bleibt in der Maske Ausgabe die Option Email deaktiv und steht somit nicht zur Verfügung.

Die Leerrechnung unterscheidet sich von der normalen Rechnung dadurch, dass keine Buchung zu berechnen ist. Die Tabelle, die normalerweise die gebuchten Zimmer mit den zugehörigen Buchungsterminen enthält, ist also anfangs leer. In diese Tabelle sind nun die zu verrechnenden Leistungen mit Einzelpreis und Stückzahl einzutragen. Dies kann sowohl über den Textknopf Neu als auch über den Textknopf Zusatzleistungen erfolgen. Bei Ersterem wird eine Leerzeile angefügt, die mit der Bezeichnung der Leistung, der Stückzahl und dem Einzelpreis zu füllen ist. Bei Letzterem werden in einer Auswahl Zusatzleistungen angezeigt, aus denen geeignete zu übernehmen ist. Bezeichnung der Leistung und Einzelpreis erden dabei automatisch in die Rechnung übernommen. Die Stückzahl muss allerdings eingetragen werden.
Da in der Leerrechnung keine Buchung verrechnet wird, kann es vorkommen, dass der Rechnungsempfänger nicht als Gast oder Firma im Stamm existiert. Als Rechnungsempfänger muss er in diesem Fall in den Stamm eingetragen werden. Dazu ist einer der beiden Textknöpfe rechts vom Adressfeld zu betätigen. Je nach Textknopf öffnet sich die Gastauswahl oder Firmenauswahl. Existiert der Rechnungsempfänger in der Auswahl nicht, muss er in der Auswahlmaske über den Textknopf Neu neu erfasst werden.
Als Kopftext und Fusstext werden in den entsprechenden Bearbeitungsfeldern Standardtexte aus dem Stamm angezeigt. Im Stamm können beliebige Textbausteine hinterlegt und als Standard markiert werden. Im Bearbeitungsfeld für Kopf- und Fusstext kann beliebig editiert werden. Durch Doppelklick auf das Bearbeitungsfeld öffnet sich eine Auswahl von Textbausteinen, aus denen ein beliebiger Text übernommen werden kann.
Die Rechnung kann mit einem Zuschlag oder Rabatt versehen werden. Die Angaben sind optional in Prozent oder als Betrag möglich.

Über den Menüpunkt Erfassen-Buchung, oder falls aktiviert, über die Toolbar Buchung, ist zunächst die Maske mit der Übersicht der Buchungen aufzurufen. In der Übersicht ist der Satzzeiger auf die Buchung zu stellen, für die eine Rechnung erstellt werden soll. Zum besseren Auffinden der gewünschten Buchung helfen Sortier- und Suchfunktion. Zum Sortieren der Übersicht ist die Beschriftung im Spaltenkopf mit der linken Maustaste doppelt anzuklicken. Es kann nach jeder Spalte sortiert werden. Im Eingabefeld Suche kann ein beliebiger Suchbegriff eingegeben werden. Der Suchbegriff wird in allen Spalte (ausser Pers.) gesucht. Nur Buchungen, in denen der eingegebene Suchbegriff vor kommt, werden in der Übersicht angezeigt.
In dieser Maske ist mit der linken Maustaste der Textknopf Ausgabe zu betätigen. Dadurch wird eine neue Maske geöffnet, die Ausgabeauswahl.

In der Maske Ausgabe muss durch Anklicken mit der linken Maustaste die Option Rechnung aktiviert und anschliessend der Textknopf Weiter betätigt werden. In den Eingabefeldern Gast und Zeitraum stehen die Angaben aus der Buchung, auf der der Satzzeiger in der übergeordneten Maske Buchung gestanden hatte. Nach Betätigung des Textknopfes Weiter wird die Bearbeitungsmaske für die Rechnung angezeigt.
Über das Markierfeld Zimmer wird die Bezeichnung der Rechnungsposition beeinflusst. Wird das Markierfeld angekreuzt, wird als Bezeichnung die Zimmernummer verwendet. Ansonsten übernimmt ZimmerPro die Bezeichnung der Zimmerkategorie (z.B. Einzelzimmer, Doppelzimmer, Ferienwohnung, ...).
Gast und Zeitraum werden in der Maske Ausgabe nur zu Kontrollzwecken aufgeführt. Stimmen die Angaben nicht, muss in der übergeordneten Maske Buchung eine andere Buchung ausgewählt werden.

Aus den Daten der Buchung wird automatisch eine Rechnung erstellt. Im Bearbeitungsfeld für die Anschrift wird die Adresse des Gastes oder der Firma angezeigt. Diese Daten können beliebig editiert werden.
Als Kopftext und Fusstext werden in den entsprechenden Bearbeitungsfeldern Standardtexte aus dem Stamm angezeigt. Im Stamm können beliebige Textbausteine hinterlegt und als Standard markiert werden. Im Bearbeitungsfeld für Kopf- und Fusstext kann beliebig editiert werden. Durch Doppelklick auf das Bearbeitungsfeld öffnet sich eine Auswahl von Textbausteinen, aus denen ein beliebiger Text übernommen werden kann.
In der Tabelle sind die Belegungen (Zimmer pro Buchungszeitraum) der Buchung aufgeführt. Auch hier kann beliebig geändert werden.
Zusätzliche Leistungen können in der Tabelle ergänzt werden. Dazu ist der Textknopf Zusatzleistung zu betätigen. Dadurch öffnet sich eine Auswahl von möglichen Zusatzleistungen. Die Auswahl an Zusatzleistungen kann im Stamm bearbeitet werden.
Die Rechnung kann mit einem Zuschlag oder Rabatt versehen werden. Die Angaben sind optional in Prozent oder als Betrag möglich.

Nach Betätigung des Textknopfes Ausgabe erscheint eine kleine Maske zur Auswahl des Ausgabemediums (Email, Drucker, Vorschau).Wurde für den Empfänger keine Email-Adresse erfasst, bleibt in der Maske Ausgabe die Option Email deaktiv und steht somit nicht zur Verfügung.

Über den Menüpunkt Ansicht-Zimmerbelegung, oder falls aktiviert, über die Toolbar Zimmerbelegung, ist zunächst die Maske mit der grafischen Übersicht der Buchungen aufzurufen.
In dieser Maske ist mit der linken Maustaste der Textknopf Buchung zu betätigen. Es öffnet sich dann die Maske Buchungen mit einer Übersicht der erfassten Buchungen. Das weitere Vorgehen zur Erstellung einer Rechnung ist bei Methode 2 nachzulesen.

Über den Menüpunkt Applikationen, oder falls aktiviert, über die Toolbar Rechnungsarchiv, ist die Maske mit der Übersicht der bisher ausgegebenen Rechnungen aufzurufen. Während über Toolbar direkt die Übersichtsmaske Rechnungsarchiv angezeigt wird, wird beim Menüpunkt Applikationen zunächst eine Maske mit der Auswahl aller externen Applikationen angezeigt. In dieser Auswahl ist die Applikation Rechnungsarchiv durch Doppelklick mit der linken Maustaste aufzurufen. Wenn in der Auswahl der Satzzeiger auf der gewünschten Applikation steht, kann diese auch durch Betätigung des Textknopfes Weiter aufgerufen werden.

Die Übersicht zeigt jeweils einen Eintrag pro Rechnungen an, die jemals per Email versendet oder ausgedruckt wurde. Der Satzzeiger muss nun auf die Rechnung gesetzt werden, die erneut ausgegeben werden soll. Der Filter Zeitraum kann zum Auffinden der gewünschten Rechnung dienen, indem der Zeitraum der Rechnungsstellung eingegrenzt wird. Ausserdem stehen Sortiermechanismen zur Verfügung, indem die Spaltenbeschriftung der Tabelle mit der linken Maustaste doppelt angeklickt wird.
Bei Betätigung des Textknopfes Rechnung wird eine neuen Maske geöffnet. Sie zeigt Details für die Rechnung an, auf der der Satzzeiger in Maske Rechnungsarchiv positioniert ist.

In allen editierbaren und nicht editierbaren Bearbeitungsfeldern werden die Daten so angezeigt, wie sie für die ursprüngliche Rechnung hinterlegt wurden. Im Bearbeitungsfeld für die Anschrift wird die Adresse des Gastes oder der Firma angezeigt. Diese Daten können beliebig editiert werden.
Kopftext und Fusstext können beliebig verändert werden. Auch können andere Textbausteine (durch Doppelklick) vom Stamm übernommen werden.
Der Inhalt der Tabelle, in der die Belegungen (Zimmer pro Buchungszeitraum) der Buchung und evtl. Zusatzleistungen aufgeführt sind, kann nicht mehr geändert werden.
Ebenso wenig können zusätzliche Leistungen in die Tabelle ergänzt werden.

Nach Betätigung des Textknopfes Ausgabe erscheint eine kleine Maske zur Auswahl des Ausgabemediums (Email, Drucker, Vorschau).Wurde für den Empfänger keine Email-Adresse erfasst, bleibt in der Maske Ausgabe die Option Email deaktiv und steht somit nicht zur Verfügung.