Kurzanleitung ZimmerPro --- Mahnung verschicken

1. Methode: Menüpunkt Erfassen-Buchung oder Toolbar Buchung

Über den Menüpunkt Erfassen-Buchung, oder falls aktiviert, über die Toolbar Buchung, ist zunächst die Maske mit der Übersicht der Buchungen aufzurufen. In der Übersicht ist der Satzzeiger auf die Buchung zu stellen, für die eine Mahnung verschickt werden soll. Zum besseren Auffinden der gewünschten Buchung helfen Sortierung und Suchfunktion. Zum Sortieren der Übersicht ist die Beschriftung im Spaltenkopf mit der linken Maustaste doppelt anzuklicken. Es kann nach jeder Spalte sortiert werden. Im Eingabefeld Suche kann ein beliebiger Suchbegriff eingegeben werden. Der Suchbegriff wird in allen Spalte (ausser Pers.) gesucht. Nur Buchungen, in denen der eingegebene Suchbegriff vor kommt, werden in der Übersicht angezeigt.
In dieser Maske ist mit der linken Maustaste der Textknopf Ausgabe zu betätigen. Dadurch wird eine neue Maske geöffnet, die Ausgabeauswahl.

Anmerkung: Nur für Buchungen mit dem Status rechnung gestellt können Mahnungen verschickt werden.

In der Maske Ausgabe muss durch Anklicken mit der linken Maustaste die Option Mahnung aktiviert und anschliessend der Textknopf Weiter betätigt werden. In den Eingabefeldern Gast und Zeitraum stehen die Angaben aus der Buchung, auf der der Satzzeiger in der übergeordneten Maske Buchung gestanden hatte. Nach Betätigung des Textknopfes Weiter wird die Bearbeitungsmaske für die Mahnung angezeigt.

Im Eingabefenster für die Anschrift ist die Adresse aufgeführt, die auch für die Rechnung verwendet wurde. Sie kann beliebig editiert werden. Kopf- und Fusstext können ebenfalls frei editiert werden. Durch Doppelklick mit der linken Maustaste kann auch ein Standard-Text aus dem Stamm übernommen werden.
Der Zusatztext im Eingabefenster neben der Rechnungsnummer kann beliebig editiert werden. Beim Aufruf der Maske Mahnung wird er aus der INI-Datei (zimmerpro.ini) gelesen und ins Eingabefeld eingetragen. in der INI-Datei ist der Zusatztext in Parameter Mahnungsbetreff hinterlegt.

Nach Betätigung des Textknopfes Ausgabe erscheint eine kleine Maske zur Auswahl des Ausgabemediums (Email, Drucker, Vorschau).Wurde für den Empfänger keine Email-Adresse erfasst, bleibt in der Maske Ausgabe die Option Email deaktiv und steht somit nicht zur Verfügung.

2. Methode: Menüpunkt Ansicht-Zimmerbelegung oder Toolbar Zimmerbelegung

Über den Menüpunkt Ansicht-Zimmerbelegung, oder falls aktiviert, über die Toolbar Zimmerbelegung, ist zunächst die Maske mit der grafischen Übersicht der Buchungen aufzurufen.
In dieser Maske ist mit der linken Maustaste der Textknopf Buchung zu betätigen. Es öffnet sich dann die Maske Buchung mit einer Übersicht der erfassten Buchungen. Das weitere Vorgehen zur Erstellung einer Mahnung ist bei Methode 1 nachzulesen.

3. Methode: Menüpunkt Applikationen oder Toolbar Rechnungsarchiv

Über den Menüpunkt Applikationen, oder falls aktiviert, über die Toolbar Rechnungsarchiv, ist die Maske mit der Übersicht der bisher ausgegebenen Rechnungen aufzurufen. Während über Toolbar direkt die Übersichtsmaske Rechnungsarchiv angezeigt wird, wird beim Menüpunkt Applikationen zunächst eine Maske mit der Auswahl aller externen Applikationen angezeigt. In dieser Auswahl ist die Applikation Rechnungsarchiv durch Doppelklick mit der linken Maustaste aufzurufen. Wenn in der Auswahl der Satzzeiger auf der gewünschten Applikation steht, kann diese auch durch Betätigung des Textknopfes Weiter aufgerufen werden.

Die Übersicht zeigt jeweils einen Eintrag pro Rechnungen an, die jemals per Email versendet oder ausgedruckt wurde. Der Satzzeiger muss nun auf die Rechnung gesetzt werden, für die eine Mahnung erstellt werden soll. Der Filter Zeitraum kann zum Auffinden der gewünschten Rechnung dienen, indem der Zeitraum der Rechnungsstellung eingegrenzt wird. Ausserdem stehen Sortiermechanismen zur Verfügung, indem die Spaltenbeschriftung der Tabelle mit der linken Maustaste doppelt angeklickt wird.
Bei Betätigung des Textknopfes Mahnung wird eine neuen Maske geöffnet. Sie zeigt die Mahnung für die Rechnung an, auf der der Satzzeiger in Maske Rechnungsarchiv positioniert ist.