Um eine neue Buchung anzulegen, ist in der Maske Buchung der Textknopf Neu zu betätigen. Darauf öffnet sich eine weitere Maske Buchung bearbeiten mit leeren Eingabefeldern.

In der Maske Buchung bearbeiten muss mindestens ein Gast oder eine Firma, eine Belegung (Eintrag in Tabelle Zimmer) und der Status (gebucht oder reserviert) ausgewählt oder erfasst sein. Ansonsten kann die neue Buchung nicht über den Textknopf Übernehmen gespeichert werden.
Über den kleinen Textknopf mit dem Gast-Symbol wird eine Maske zur Auswahl des Gastes oder der Firma geöffnet. Existieren Gast oder Firma nicht in der Auswahl, können sie neu erfasst werden. Ob sich die Gastauswahl oder die Firmenauswahl öffnet, entscheidet die Einstellung des Optionsfeldes am linken Maskenrand.
Eine neue Belegung, d.h., ein Zimmer für einen bestimmten Zeitraum, wird über den Textknopf Hinzufügen über eine neue Maske erfasst. Unter bestimmten Voraussetzungen wird dann auch das Eingabefeld für den Gesamtpreis automatisch abgefüllt. Der Betrag kann aber beliebig editiert werden.
Über die Listenauswahl Status (unten, links) muss der Status auf die Einstellung gebucht gesetzt werden. Der kleine, schwarze Pfeil, der nach unten zeigt, muss mit der linken Maustaste angeklickt werden. Anschliessend die Zeile gebucht anklicken.

Die Firmenauswahl unterscheidet sich von der Gastauswahl nur in den beiden Spalten Name und Vorname, die bei der Firmenauswahl Firmenname und Ansprechpartner heissen.
In die Eingabefelder über den Tabellenspalten können Suchbegriffe eingegeben werden. Während der Eingabe eines Suchbegriffs wird die Auswahl automatisch nach der entsprechenden Spalte sortiert und der erste Eintrag in der Tabelle, der dem Suchbegriff entspricht, farblich hinterlegt. Wenn der gewünschte Gast oder die gewünschte Firma durch eine Farbhinterlegung markiert ist, kann dieser für die Buchung übernommen werden. Dazu stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Durch Drücken der ENTER-Taste, durch Doppelklick mit der linken Maustaste auf die markierte Tabellenzeile oder durch Anklicken des Textknopfes Übernehmen wird die Gastauswahl bzw. Firmenauswahl geschlossen und Gast bzw. Firma in der Maske Buchung bearbeiten eingetragen. Ist der Gast oder die Firma nicht in der Auswahl zu finden, muss er (sie) über den Textknopf Neu neu erfasst werden.

Durch Betätigen des Textknopfes Hinzufügen in der Maske Buchung bearbeiten wird die Maske Belegung bearbeiten angezeigt. Über diese Maske wird der Buchung eine (oder mehrere) Belegung(en) zugeordnet. Sobald der Buchungszeitraum (von-Datum, bis-Datum) als Termin eingetragen ist, kann über den den Textknopf Zimmer suchen die automatische Suche nach freien Zimmern für diesen Zeitraum ausgelöst werden. Werden eines oder mehrere freie Zimmer gefunden, wird die Listenauswahl Zimmer aktiviert. Nachdem in der Auswahl eines der Zimmer ausgewählt und im entsprechenden Eingabefeld die Anzahl Personen eingegeben wurde, kann die Belegung über den Textknopf Übernehmen gespeichert werden. die Maske Belegung bearbeiten schliesst sich wieder und die Buchung kann ebenfalls über einen Textknopf Übernehmen in der Maske Buchung bearbeiten abgeschlossen werden.

Die Maske Zimmerbelegung zeigt in verschiedenen Farben, die von der zugehörigen Kategorie der einzelnen Zimmer abhängt, die Belegung der Zimmer für einen Zeitraum von 4 Wochen an. Da diese Maske den besten Überblick über die momentane Belegungssituation bietet, wird sie wohl die meiste Zeit am Bildschirm angezeigt werden. Über den Textknopf Buchung am unteren Maskenrand können auch weitere freie Zimmer belegt bzw. gebucht werden. Bei Betätigung des Textknopfes mit der linken Maustaste öffnet sich die Maske Buchung, mit einer tabellarischen Übersicht der bisherigen Buchungen. Die weiteren Schitte, um eine neue Buchung zu tätigen, sind in der Methode 1 beschrieben.

In kurzen Worten:

Textknopf Neu in Maske Buchung betätigen

Gast/Firma auswählen oder erfassen

Belegung(en) über Maske Belegung bearbeiten hinzufügen

Status gebucht einstellen

Buchung über Textknopf Übernehmen speichern

Die Maske Zimmerbelegung zeigt in verschiedenen Farben, die von der zugehörigen Kategorie der einzelnen Zimmer abhängt, die Belegung der Zimmer für einen Zeitraum von 4 Wochen an. Da diese Maske den besten Überblick über die momentane Belegungssituation bietet, wird sie wohl die meiste Zeit am Bildschirm angezeigt werden. Über den Textknopf Frei am unteren Maskenrand werden freie Zimmer ermittelt und in einer weiteren Maske in tabellarischer Form angezeigt.

In der Maske Freie Zimmer suchen werden alle freien Zimmer angezeigt, die ZimmerPro ab dem aktuellen Datum innerhalb der nächsten 30 Tage gefunden hat. Die Zeitspanne von 30 Tagen ist als Vorgabewert in der INI-Datei abgelegt und kann beliebig verändert werden. In die Termin-Eingabefelder sind Anfangs- und das Endedatum des gewünschten Buchungszeitraums einzutragen. Automatisch werden in der Tabelle die Zimmer angezeigt, die im Buchungszeitraum frei sind.
Durch Betätigung des Textknopfes Buchung kann in einer weiteren Maske das Zimmer, auf dem sich der Satzzeiger befindet, für den angegebenen Zeitraum gebucht werden.

In der Maske Buchung muss lediglich noch der Gast oder die Firma über den kleinen Textknopf mit dem Gast-Symbol aus einer Auswahl übernommen werden. Falls der Gast oder die Firma in der Auswahl nicht existiert, kann er (sie) dort über den Textknopf Neu erfasst werden. Über den Textknopf Übernehmen kann die Buchung sofort gespeichert werden und anschliessend grafisch in der Maske Zimmerbelegung angezeigt.
Der Buchungszeitraum (Termin) kann in der Maske Buchung beliebig verkürzt werden. Eine Verlängerung des Buchungszeitraumes muss in der übergeordneten Maske Freie Zimmer suchen erfolgen, da nur dort freie Zimmer für einen Zeitraum ermittelt werden.

Über den Menüpunkt Applikationen, oder falls aktiviert, über die Toolbar Reservierungsliste, ist die Maske mit der Auflistung aller Reservierungen aufzurufen. Während über Toolbar direkt die Übersichtsmaske Reservierungsliste angezeigt wird, wird beim Menüpunkt Applikationen zunächst eine Maske mit der Auswahl aller externen Applikationen angezeigt. In dieser Auswahl ist die Applikation Reservierungsliste durch Doppelklick mit der linken Maustaste aufzurufen. Wenn in der Auswahl der Satzzeiger auf der gewünschten Applikation steht, kann diese auch durch Betätigung des Textknopfes Weiter aufgerufen werden.

In der Reservierungsliste sind alle Buchungen mit Reservierungsdatum, also alle Reservierungen aufgeführt. In der Spalte reserviert bis wird jeweils das Datum angezeigt, bis zu dem das bzw. die entsprechende(n) Zimmer freigehalten werden. Wenn eine Reservierung in eine Buchung umgewandelt werden soll, ist in der Spalte buchen durch Anklicken mit der linken Maustaste ein Häkchen in das Markierfeld zu setzen. Die ganze Zeile färbt sich dann grün (Farbe kann vom Anwender geändert werden).
Erst wenn der Textknopf Ausführen betätigt wurde, werden Reservierungen, die in der Spalte buchen markiert sind, in Buchungen umgewandelt. Die Maske Reservierungsliste wird dabei geschlossen. Bei erneutem Aufruf werden die in Buchung umgewandelten Reservierungen nicht mehr aufgeführt.

Achtung: Wenn eine oder mehrere Reservierungen in Spalte löschen markiert sind, werden diese automatisch beim Betätigen des Textknopfes Ausführen gelöscht. Sollte dies nicht erwünscht sein, müssen diese Markierungen durch Anklicken entfernt werden.